Contabilidad obligatoria y libros del empresario

Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.

Art. 25 CCom · Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio. · texto en el BOE

La obligación tiene dos partes. La primera es llevar una contabilidad ordenada y adaptada a su actividad, que permita seguir en orden de fechas todas las operaciones y preparar balances e inventarios de forma periódica (art. 25 CCom). La segunda es llevar, como mínimo, dos libros: el libro de Inventarios y Cuentas anuales y el libro Diario (art. 25 CCom). El propio artículo advierte de que otras leyes o disposiciones especiales pueden exigir más libros.

No hace falta que lleve usted los apuntes personalmente. La contabilidad puede llevarla el empresario o personas debidamente autorizadas, y la autorización se presume concedida salvo prueba en contrario. Ahora bien, la responsabilidad sigue siendo del empresario (art. 25 CCom). Encargar la contabilidad a un tercero no le libera de que esté bien llevada.

1. Libro de Inventarios y Cuentas anuales Se abre con el balance inicial detallado de la empresa. Al menos trimestralmente se transcriben con sumas y saldos los balances de comprobación. También se transcriben el inventario de cierre de ejercicio y las cuentas anuales (art. 28 CCom).
2. Libro Diario Registra día a día todas las operaciones de la actividad. Se admite la anotación conjunta de los totales por períodos no superiores al trimestre, siempre que el detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, según la naturaleza de la actividad (art. 28 CCom).
3. Presentación en el Registro Mercantil Los libros obligatorios se presentan en el Registro Mercantil del lugar del domicilio. Antes de su utilización se pone diligencia en el primer folio de cada libro y el sello del Registro en todas sus hojas (art. 27 CCom).
4. Libros formados con hojas encuadernadas También vale hacer los asientos por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después se encuadernan correlativamente. En ese caso, la legalización se hace después, dentro del plazo que fija la ley (art. 27 CCom).
5. Libros de socios y de acciones nominativas Lo anterior se aplica al libro registro de acciones nominativas en sociedades anónimas y en comandita por acciones, y al libro registro de socios en las sociedades de responsabilidad limitada, que pueden llevarse por medios informáticos conforme a lo que se disponga reglamentariamente (art. 27 CCom).

Será válida, sin embargo, la realización de asientos y anotaciones por cualquier procedimiento idóneo sobre hojas que después habrán de ser encuadernadas correlativamente para formar los libros obligatorios, los cuales serán legalizados antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio.

Art. 27 CCom · Real Decreto de 22 de agosto de 1885 por el que se publica el Código de Comercio. · texto en el BOE

• Legalización: si usa hojas encuadernadas después, los libros obligatorios se legalizan antes de que transcurran los cuatro meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (art. 27 CCom).
• Conservación: los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes del negocio se conservan debidamente ordenados durante seis años a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que establezcan disposiciones generales o especiales (art. 30 CCom).
• Transcripciones periódicas: los balances de comprobación se transcriben al menos trimestralmente en el libro de Inventarios y Cuentas anuales (art. 28 CCom).
• Libro de actas: el Código remite a lo dispuesto en el Reglamento del Registro Mercantil (art. 27 CCom), de modo que el Código de Comercio no fija aquí un plazo propio.
• Cambio de domicilio: la legalización efectuada por el Registro de origen conserva pleno valor (art. 27 CCom).

• Creer que dejar la contabilidad en manos de un asesor traslada la responsabilidad: el art. 25 CCom la mantiene en el empresario.
• Legalizar los libros fuera del plazo de cuatro meses desde el cierre del ejercicio cuando se usa el sistema de hojas encuadernadas (art. 27 CCom).
• Anotar los totales del Diario por períodos superiores al trimestre, o hacerlo sin que el detalle conste en otros libros o registros concordantes (art. 28 CCom).
• Destruir facturas y justificantes antes de los seis años contados desde el último asiento (art. 30 CCom).
• Pensar que al cerrar el negocio desaparece el deber de conservar: el cese no exime de esa obligación (art. 30 CCom).
• Presentar los libros en un Registro que no es el del domicilio del empresario (art. 27 CCom).