El texto oficial, literal
Artículo 46. Archivo electrónico de documentos.
1. Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
2. Los documentos electrónicos que contengan actos administrativos que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cualquiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
3. Los medios o soportes en que se almacenen documentos, deberán contar con medidas de seguridad, de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados. En particular, asegurarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos producidos por las Administraciones Públicas que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados.
En lenguaje claro
El artículo 46 de la Ley 40/2015 regula cómo deben guardar las Administraciones Públicas los documentos utilizados en sus actuaciones. Todos los documentos empleados en la actividad administrativa se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando esto no sea posible.
Cuando se trata de documentos electrónicos que contienen actos administrativos que afectan a derechos o intereses de los particulares, deben conservarse en soportes electrónicos. Puede mantenerse el formato original u otro distinto, siempre que se asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo y la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones.
Además, los soportes de almacenamiento deben contar con medidas de seguridad conforme al Esquema Nacional de Seguridad, que garanticen integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos. En particular, aseguran la identificación de los usuarios y el control de accesos, el cumplimiento de las garantías de la legislación de protección de datos y la recuperación y conservación a largo plazo de los documentos electrónicos que así lo requieran, de acuerdo con las especificaciones sobre el ciclo de vida de los servicios y sistemas utilizados. Para dudas sobre su caso concreto, consulte con un abogado colegiado.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué documentos administrativos deben almacenarse electrónicamente?
- Todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas se almacenarán por medios electrónicos, salvo cuando no sea posible.
- ¿Qué medidas de seguridad deben tener los soportes de almacenamiento?
- Deben cumplir lo previsto en el Esquema Nacional de Seguridad y garantizar integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación, además de la identificación de usuarios, el control de accesos y las garantías de la legislación de protección de datos.
Explicación redactada con ayuda de inteligencia artificial y contrastada con el texto oficial del BOE el 3 de octubre de 2026. Explica lo que dice la norma; no es asesoramiento sobre su caso.